Allmennmedisinske utfordringer:TrinnVis – en firkantet runding. 

Allmennmedisinske utfordringer:TrinnVis – en firkantet runding. Janecke Thesen intervjuet av Jesper Utposten publiserer for tiden en artikkel.serie under denne fellesbetegnelsen. Vi ønsker å sette lys på felter av allmenn. medisinen som kan virke vanskelige, uklare og diffuse, og som man kanskje ikke lærte så mye om på doktorskolen, men som vi stadig konfronteres med i vår arbeidshverdag. Redaksjonen ønsker også innspill fra leserne. Trinn Vis-en firkantet runding Intervju med ]anecke Thesen om Trinn Vis ·''---· Mange har ventet i spenning på noe spesielt som skjer denne høsten. Det er ikke høstjakten på fjellet, ikke valget i USA eller cupfinalen, men lanseringen av det komplette kvali.tetssystem for legekontor og legevakter, servert på sølvfat av et team med «kvalitetsfreaken, og designere med trygg forankring i allmennmedisinen. Utposten er blant dem som er spent på dette produktet og har tatt en prat med Trinn Vis' mor, Janecke Thesen. UTPOSTEN: Kvalitetsarbeidet har gått trått på mange allmenn.legekontor. Nok en dårlig samvittighet å bære på våre stive skuldre. Hvor er permen vår? Hva tror du er årsaken til at mange kvier seg for kvalitetsarbeid? JT: Det er en del åpenbare årsaker til dette. Kvalitetsarbeide er en av de ulønnete oppgavene som kommer på toppen av det å drive en virksomhet. Det representerer noe mange av oss allmennleger i utgangspunktet verken har utdannelse i eller ønske om å arbeide med. Og vi mangler noen modeller for dette arbeidet. Hvem på kontoret skal gjøre dette arbeid? I og med at det heller ikke har vært noen tilsyn, har heller ikke det vært noen drivkraft for dette arbeidet. Det har for den saks skyld heller ikke vært noen gulrot for dette arbeidet annet enn å være flink pike eller snill gutt, og det er ikke nok. UTPOSTEN: Hva er egentlig et kvalitetssystem? JT: Et kvalitetssystem er en skriftliggjøring av alle de styrende strukturene som gjelder på legekontoret og som ikke angår enkeltpasienter. Vi sier at en oppgave som trenger å skriftliggjøres er en prosedyre, og denne sam.lingen av prosedyrer er grunnstammen i et kvalitetssystem. UTPOSTEN NR .5 • 2008 UTPOSTEN: Du har jobbet med kvalitetssystemet Trinn Vis i noen år. Hva er tanken bak Trinn Vis? JT: Vi vil gi allmennlegene og deres ansatte et verktøy, noe som hjelper dem å komme i gang med noe som hjelper dem til daglig slik at alt kan slås opp ett sted og noe som viser dem at dette er mulig uten å slite seg helt ut. Trinn Vis er også, rett og slett, et elektronisk kurs i kvali.tetsarbeid spesielt tilpasset legekontorene. På en måte kan du si at Trinn Vis er en firkantet runding. Rundingen sym.boliserer at ved å gå igjennom Trinn Vis fra første til siste bokstav, lærer du kvalitetsarbeid uten å gå på kurs. Det du trenger å gjøre er å snakke sammen med dem du jobber sammen med. Når du er igjennom hele denne kursmodu.len, så går Trinn Vis over til å bli en firkant. Da har du alle prosedyrene, avtalene, beskrivelsen av organisasjonen, og overordnete dokumenter, Hver gang du trenger å legge til en prosedyre, slette en prosedyre eller revidere avtaler så går du inn, finner det et sted i Trinn Vis, gjør endringen en gang, og så blir hele greia rettet opp. UTPOSTEN: Men hvoifor skal legekontorer og legevakter ha elek.troniske kvalitetssystemer? Er det slik at vi ikke har orden på disse oppgavene og rutinene i dag? JT: Ja sånn er det. Mange av oss ble fridd til av diverse firmaer for noen år siden, gjerne i regi av legemiddel.industrien. Vi ble tilbudt oss å kjøpe sju til åtte permer som vi skulle gå gjennom og fylle ut og så sette i hyllen. Når vi hadde gjort det, så var jobben gjort og vi var ferdig med det. De fleste stedene står disse permene og støver ned og er ikke i aktiv bruk. ALLMENNMEDISINSKE UTFORDRINGER a Det finnes noen veldig flotte unntak fra dette med folk som lager kvalitetshåndbøker som etter hvert er mer og mer elektroniske. På nettet kan du finne slike håndbøker fra legekontor i eksempelvis Bergen, Tvedestrand, og Skien. Men de er i fåtall. UTPOSTEN: Allmennleger er helsearbeidere og skal helbrede, lindre og trøste. De har en travel hverdag. Hvordan kan Trinn.Vis bedre tjenestene for pasientene? Flytter det ikke bare fokus fra pasientbehandling og diagnostikk, over på byråkratiske pro.sesser? JT: Da jeg var i praksis nylig ropte jeg opp en pasient som stod på timelisten min. Jeg fant henne ikke på venterom.met, så jeg antok at hun ikke hadde møtt -det skjer jo av og til. Et par timer senere kom legesekretæren oppskjørtet til meg og sa: «Har du ikke sett på pasienten som ligger og blør på akuttrommet?» Det viste seg da at kvinnen lå alene der og blødde ganske kraftig fra et sår. Hun stod på Marevan og var anemisk på forhånd. Vi fikk tatt en Hb og JNR og klarte å stoppe blødningen. Så gikk vi bak denne saken for å finne ut hvordan slikt kunne skje. Legesekretæren var ny hos oss, meget samvittighetsfull og gjorde det hun var vant med fra forrige arbeidsplass -skrev beskjed om pasient på akuttrommet inn i timelisten. Hun hadde ikke fått overført kunnskap om hvilke prosedyrer vi har for informasjon i slike situasjoner, og hun visste ikke at vi har en datafeil der det du skriver i timelisten er synlig i resepsjonen men ikke på legenes skjerm. Videre hadde vi en lege som slo seg til ro med ikke å finne pasienten, og en pasient som lå tålmodig og blødde og ventet uten å klage. De fleste hendelser eller nestenhendelser skyldes en kjede av slike uheldige ting som vi er nødt til å være mye mer oppmerksom på og -ofte -få skriftliggjort. Det gikk heldigvis bra med pasienten, men vi var ganske flaue. Kvalitetsarbeid handler ofte om konkret pasientbehandling. UTPOSTEN: Du har fortalt hvordan Trinn Vis kan fungere, men hva inneholder Trinn Vis? Hva er det for noe? JT: Trinn Vis har to bruksområder. Det ene er introduksjo.nen, kursdelen eller rundingen som jeg kalte den. Da går du gjennom oppbygningen av legekontoret ditt trinn for trinn, -Trinn Vis. Det begynner med veldig enkle ting som navn på de legene som jobber der, helsepersonellnummer, adres.ser og mobiltelefonnummer, datamaskiner, hvordan disse er knyttet sammen, altså ren informasjon som tastes inn. Dette er grunnstrukturen, våre ressurser. Og så kommer du til neste modul eller del av Trinn Vis som er litt mer vanske.lig som handler om å beskrive hvordan man gjør jobben, hvordan man deler den opp. Da har Trinn Vis valgt å dele inn i mange oppgaver som kan skriftliggjøres som prosedy.rer. Et knippe slike prosedyrer er organisert som en funk.sjon. En funksjon er et ansvarsområde. På et legekontor er eksempler på slike ansvarsområder resepsjon, akuttrom, lab, funksjoner som gjerne betjenes av flere av personalet. Andre funksjoner er personalansvar, økonomi og daglig ledelse som bare kan innehas av en person, vanligvis en lege. Tnnnvis Innføring Oversikt vare re.--r O·ganisasjof,c .rsonate Samarb4e1dsp,e,rtnere Mfltl .... indi: i.Jhtyr Oatalnlagg '/ Mtdarbctderf\lMsione,. . 4'1mntst asJon og .1elw 'i t,ty og.-riel 't/ Hel,e. ,n·licl oO siklc:l!:rhet 't/ lr,"onnasjorssikkerhct ,, ..._.... VA.1 lrvalltetsarbeld "i Overoftlnet -MIit.etsa bead 'i P. "lubeh-andl11,g ,{ Q.is ko urde 1'Q [J0. Om Trinnvis organisering Oryan, .enng Funk.sJone, Oppga ... ·e Prose;;t,re Ans.11ars.tvper FIE:•e dclc:umentlyper Noen run' .sjcn@r egne" seg til J n:;terl! mellcm flere per5(1nll!', Mdrl! kre-.:er kcrtmuitet eg cppfolging over tid I TrmnVis Org!lnise·ing s ill@• ,.j mellom tl'l!: anS\.arstype•: Trine Holrn LlceJenaen Per Hansen Anne NIisen Roterbare funksjoner innebærer daglige konkrete arbe,d!itlpp;ave" scm 1lt:ke :.crever kontmu,tet,. f.ek.s R.e;;epiJ0n !n roterba" funks;cn m& bare inneholde cppga,1er som e;ner seg t1! I rotere p& flere .crscner Trine Holm Karsen Vik Jo Bakke Klinisk vlrkS019het S1muHane funll.sJo.er kan tnl"eh35 av flere per.;oner samt d g. Forutsetninger, fe.-at en fun-tsJon - an være simuhal'I er 91 s,tuas1onen ld!lrt def nerer hvem som har ansva•et rle c,:i:g•-.•'"• fur,_ksjcnen ilil"eholder. fe. el semp4I e'" funl(sJCl"en lin1c virkcomhtt •n cimutt.r i\inkcj. Trinrvis. ,..di pas1-1t mn k11rt c•fint,..r h\'ill(a casi•nter h\tr lege t>a"ansvar f-cr UTPOSTEN NR. 5 • 2008 v På den måten har vi bygget opp en struktur for hele lege.kontorets virksomhet. Du kan tenke på det som en kom.mode der funksjonene utgjør skuffene. Når du er ferdig med den andre delen som handler om oppdeling i funksjo.ner så kommer du til den tredje delen, den som kan være vrien. Her må legekontoret med leger og medarbeidere jobbe sammen. Den handler om hvordan vi gjør selve kva.litetsarbeidet. Ta kvinnen som ble gjenglemt på akuttrom.met. Der har vi en avviksrapportering hvor vi kan rapportere hva som er skjedd, gjøre det man må gjøre i situ.asjonen og så følge opp med et praksismøte med en gjennomgang av hvorfor skjedde dette? Trenger vi noen nye prosedyrer, trenger vi å endre prosedyrer? Hvordan kan vi lære av dette? Når du har vært gjennom disse modulene går du over til å bruke TrinnVis som et oppslags.verk som du ved det elektroniske formatet kan nå fra alle arbeidsstasjonene. Vi har også noe vi kaller en kvalitetsgjennomgang. Man kan ved hjelp av denne gå igjennom de sentrale ansvarsom.rådene for eksempel en gang i året, og sjekke opp i forhold til nye krav, for eksempel fra datatilsynet, arbeidstilsyn osv. UTPOSTEN NR.5 • 2008 Det er nemlig en lang rekke andre instanser enn Helse.tilsynet som har krav som vi må oppfylle. I denne modulen er det også lagt opp til å inspirere til prosjekt innenfor kvalitetsarbeid, for eksempel læringsnettverk. UTPOSTEN: Mange kvir seg for å komme i gang med nye oppgaver og særlig nye datasystemer. Hvordan skal man praktisk komme i gang med Trinn Vis? JT: Det er to veier: Den ene er å laste ned programmet fra nettet, snakke sammen på kontoret om hvem som skal være ansvarlig for dette og så bare sette i gang etter kursmodulen som ligger klar. En annen mulighet er å bruke en veiled.ningsgruppe eller smågruppe til å drøfte erfaringene når man har jobbet litt med programmet og inspirere hverandre. UTPOSTEN: Tror du det er realistisk å bruke Trinn Vis i det daglige arbeidet på legekontorer og legevakter? JT: Ja det tror jeg, når folk opplever hvor stor nytte og hjelp de kan ha av det. To ting vil jeg fremheve: Når du skal starte opp med å lage et helt nytt kvalitetssystem på et lege.kontor som ikke har noe system fra før, vil du i TrinnVis få helt konkrete forslag til alle prosedyrer man trenger på et ALLMENNMEDISINSKE UTFORDRINGER m middels stort legekontor. Du kan bruke disse forslagene, endre dem eller du kan slette dem hvis de ikke passer til ditt legekontor. Du kan gjøre akkurat hva du vil med dem, men forslagene ligger der. Det andre jeg vil fremheve kommer ikke med første ver.sjon av Trinn Vis, men jeg håper det kommer snart. Vi vil lage en web-side, og i programmet kan du eksportere hele eller deler av Trinn Vis-filen din til denne siden og dermed gjøre den tilgjengelig for andre. Da kan andre legekontorer se på dine prosedyrer, laste dem ned og ta dem i bruk eller tilpasse dem til sin hverdag på sitt legekontor. Det vil si at hver gang det kommer en ny forskrift, det være seg fra Helsetilsynet, Arbeidstilsynet eller andre tilsyn, så kan de kontorene som ligger i forkant og lager prosedyrer, funk.sjoner eller noe annet som tar høyde for dette, dele det med andre legekontorer og legevakter som igjen kan tilpasse det til sin virkelighet. UTPOSTEN: Hva er den største fordelen ved Trinn Vis versus prose.dyrepermen? Hvorfor tror du Trinn Vis vil bli en suksess? JT: Jeg tror at de som har gode prosedyrer per i dag, kan ta de prosedyrene de har og legge det rett inn i Trinn Vis. Det er ikke noen prinsipiell, stor forskjell i tekstene eller måten å tenke på, men det er en stor forskjell i måten å jobbe på. 1år du taster inn personalnavn, for eksempel Anne Andersen, Bjørn Bjørnsen, Camilla Christensen, i den første delen av programmet, og du senere kommer til funksjoner og skal fordele ansvaret for en funksjon så vil disse tre navnene poppe opp. Du må ikke skrive tingene mange ganger slik som man ofte må i permene. Dette henger sammen. Når du skriver inn hvilket medisinsk utstyr du har og krysser av om det trenger strøm, om det trenger vedlikehold og om det lagrer personopplysninger, så vil du i en senere del av Trinn Vis få forslag til funksjoner og oppgaver som er nødvendige når du har slikt utstyr. Per.mene, de som er gode, er laget av personer med ordenssans, og jeg tror at disse personene umiddelbart vil se fordelen med å legge det materialet de har per i dag inn i Trinn Vis. En av TrinnVis' styrker er at nybegynnere i kvalitets.arbeid får et kurs samtidig som de bygger opp kvalitets.systemet, mens de erfarne brukerne kan ta systemet direkte i bruk. Det som ikke finnes i prosedyrepermen vanligvis, men som er integrert i Trinn Vis er alle ansettelsesavtalene, instruks til den som vasker, et avvikssystem som fanger opp alle uøn.skete hendelser, kvalitetsgjennom gangssystem og en risiko.og sårbarhetsanalysegenerator. UTPOSTEN: Du leder NFA's referansegruppe for praktisk kvali.tetsarbeid som i 2007 motttok kvalitetsprisen. Gratulerer. Hva motiverer deg til å legge så mye tid i kvalitetsarbeid? JT: Det var et spennende spørsmål. I bunnen ligger en stor kjærlighet til faget allmennmedisin, og en stor takknemme.lighet for å ha en så spennende jobb og for å kunne ta del i så mange viktige livshendelser. Jeg ser at de aller fleste lege.kontor kunne jobbet mye smartere. De aller fleste legekon.tor kunne jobbet slik at de ble en lærende organisasjon, som lærte noe nesten hver dag ved åta kvalitetsarbeidet mer på alvor. Jeg er nok ingen direktorats-eller departements.bokstavtro person. En del av det som er lansert som kvali.tetskrav, bør og skal vi avvise. Jeg tror at Trinn Vis også kan hjelpe oss til å avvise krav, ved å vise frem hvor mange opp.gaver, regelverk, avtaler og analyser arbeide vårt består av. For eksempel bør vi ta datasikkerhet mye mer på alvor enn vi gjør i dag. Men når det gjelder elektromedisinsk tilsyn så bør tilsynsmyndighetene ta inn over seg at, de fleste lege.kontor ikke har farligere elektriske verktøy enn det du finner i en vanlig husholdning (kanskje med unntak av defibrillator og EKG-apparat). Den typen litt tullete regel.verk bør vi få vekk. UTPOSTEN: Trinn Vis er trygt i havn. Hva er dine neste prosjekter? JT: He he. Da må jeg nevne mitt hovedprosjekt som er «Det gode liv» med en rekke delprosjekter. Men til det du spør om. Jeg er med i noe som heter Kvalitetsverktøyprosjektet og som er støttet av Legeforeningen. Der skal vi teste ut Trinn Vis og en rekke andre kvalitetsverktøy, for eksempel Maturity Matrix. Ellers er vi i gang med et spennende pro.sjekt med de kvalitetsindikatorene som KUP utviklet for en tid siden. Det kan se ut som om det blir et større nasjonalt prosjekt i årene som kommer. Utposten ønsker Janecke Thesen lykke til videre i arbeidet, og norske allmennleger til lykke med den firkantete rundingen. Jesper Blinkenberg Evt. spørsmål og kommentarer kan rettes til: jesper.blinkenberg@isf.uib.no UTPOSTEN NR. 5 • 2008 \_